Pressekonferenzen gelten als wesentlicher Bestandteil der Kommunikationsstrategie für Unternehmen, Politiker und Prominente. Jedoch sind die viele Firmen der Meinung, dass Pressekonferenzen einigen Nummern zu groß für sie seien. Doch selbst für kleinere Unternehmen, stellt, das „Blitzlichtgewitter“ ein effektives Mittel der Öffentlichkeitsarbeit dar, mit dem die regionale Presse angesprochen werden kann. Pressekonferenzen bieten die Möglichkeit, wichtige Botschaften an die Öffentlichkeit zu bringen, Fragen der Medienvertreter zu beantworten und die Berichterstattung in den Medien zu beeinflussen. Sie bieten die Vorteile schwierige Zusammenhänge besser zu erklären, Missverständnisse zu vermeiden, einen direkten Austausch aufzubauen und die Glaubwürdigkeit zu verstärken. Allerdings erfordert eine erfolgreiche Pressekonferenz mehr als nur das Aufstellen eines Mikrofons und auf das Beste hoffen. In diesem Blogbeitrag werden wir die Kunst der Pressekonferenz in drei entscheidende Phasen unterteilen: Planung, Vorbereitung und Durchführung.

Phase 1: Die Planung einer Pressekonferenz

Die Planung ist der erste und möglicherweise wichtigste Schritt in der Vorbereitung auf eine Pressekonferenz. Hierbei müssen sich Veranstalter darüber im Klaren sein, warum sie die Pressekonferenz abhalten und welches Ziel sie damit verfolgen. Einige häufige Gründe sind:

• Wichtige Ankündigungen: Wenn eine bahnbrechende Neuigkeit oder bedeutende Forschungs- und Entwicklungsergebnisse entdeckt wurden, eignet sich eine Pressekonferenz perfekt für die Bekanntgabe.
• Produkt- oder Dienstleistungsvorstellungen: Wenn ein neues Produkt oder eine neue Dienstleistung auf dem Markt eingeführt werden soll, bietet eine Pressekonferenz die Möglichkeit, das Angebot im besten Licht zu präsentieren und die damit verbundenen technischen Fortschritt zu etablieren.
• Meilensteine und Erfolge: Erfolge, wie beispielsweise Jubiläen, Markteintritte oder Partnerschaften sollten gefeiert werden, um das Unternehmen oder die Organisation positiv darzustellen und Aussagen über die Zukunft zutreffen

Sobald das Ziel klar ist, sollten der Termin und der Ort festgelegt werden. Die Veranstaltung sollte mindestens 14 Tage im Voraus angekündigt werden, um sicherzustellen, dass die gewünschten Medienvertretenden teilnehmen können. Die Einladungen sollten schriftlich, per E-Mail, mit einem zusätzlichen offiziellen Briefbogen im Anhang versendet werden. Hier gilt wieder das Interesse der Pressevertretenden zu wecken, damit sie auch an der Veranstaltung teilnehmen wollen.

Phase 2: Die Vorbereitung einer Pressekonferenz

Die Vorbereitung ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die Pressekonferenz reibungslos abläuft und die Botschaft klar und überzeugend vermittelt wird. Einige wichtige Schritte hierbei sind:

• Agenda erstellen: Die Erstellung einer Agenda ist essenziell, damit die wichtigsten Themen und den zeitlichen Ablauf der Pressekonferenz festgehalten wird.
• Vorbereitung der Materialien: Alle Materialien sollten vorab fertiggestellt sein, wie z.B. Präsentationen, Handouts oder Produktmuster.
• Medienkontakt: Es ist sinnvoll nur passende Medienvertretende einzuladen und den Kontakt beizubehalten, um sicherzustellen, dass sie die Veranstaltung nicht vergessen.
• Sprecher vorbereiten: Die Sprecher sollten gut vorbereitet und in der Lage sein, die Botschaften klar und überzeugend zu kommunizieren. Daher ist eine Probe im Vorhinein ein wichtiger Tipp.
• Fragen vorbereiten: Im Voraus, sollte überlegt werden, welche Fragen von den Medienvertretern gestellt werden könnten, und dafür eine jeweilige Antwort parat haben.

Phase 3: Die Durchführung der Pressekonferenz

Die Durchführung der Pressekonferenz erfordert Präzision und Professionalität. Meistens dauert es nicht länger als 20 Minuten, wobei in der anschließenden Fragerunde noch Punkte geklärt werden können. Die Leitung, währenddessen sollte ein anerkannter Pressesprecher übernehmen, da Wortmeldungen oder Zusatzfragen leicht für Ablenkung sorgen. Die Antworten werden knapp, präzise und prägnant formuliert und dabei deutlich und langsam ausgesprochen.

Hier sind einige Tipps, wie eine erfolgreiche Pressekonferenz durchgeführt werden kann:

• Begrüßung und Einführung: Eine Pressekonferenz beginnt immer pünktlich und mit einer Begrüßung. Außerdem ist eine kurze Einführung in das Thema der Pressekonferenz angebracht.
• Präsentation: Wichtig bei der Präsentation ist es, sich an die Agenda zuhalten, um nicht abzuschweifen und die Botschaft durchgehend im Blick zu haben.
• Fragen und Antworten: Im Anschluss wird die Runde für Fragen der Medienvertreter eröffnet. Um professionell aufzutreten, sollen die Fragen ruhig und respektvoll beantwortet werden, auch wenn kritische Fragen gestellt werden.
• Abschluss: Beendet wird die Pressekonferenz mit einer Zusammenfassung der wichtigsten Punkte und mit einem Dank an die Teilnehmer.
• Nachbereitung: Nach der Pressekonferenz sollten sich genügend Zeit für die Medienvertreter genommen werden, um zusätzliche Fragen zu beantworten oder Interviews zu geben. Hierbei sollte versprochenes Material zeitnah bereitgestellt werden.

Fazit

Insgesamt ist die Kunst der Pressekonferenz eine Kombination aus strategischer Planung, sorgfältiger Vorbereitung und professioneller Durchführung. So kann die Botschaft optimal vermittelt werden und die gewünschten Resultate erreicht werden. Es ist völlig in Ordnung nervös zu sein, das ist nur menschlich. Doch mit zunehmender Erfahrung werden auch spannende Pressekonferenzen zum Alltag und es werden Fortschritte sichtbar.

Gerne helfen wir Ihnen dabei und beraten Sie bei anstehenden Presskonferenzen und übernehmen die Leitung als erfahrene Pressesprecher. Schreiben Sie eine unverbindliche E-Mail an: Vibes@hbi.de.

Über die Autorin

Annika Müller

Communication Advisor bei HBI Communication Helga Bailey GmbH

Annika Müller unterstützt seit 2022 die HBI in den Bereichen der PR- und Marketing-Arbeit.
Als Communication Advisor ist sie unter anderem für die Erstellung von fachbezogenen Beiträgen & die Konzeptionierung von Social-Media-Postings zuständig.
Zudem ist Annika an der direkten Kundenbetreuung beteiligt.

Bildquelle: <a href=“https://de.freepik.com/fotos-kostenlos/schwarzes-mikrofon-im-konferenzraum_1017728.htm#query=press%20conference&position=0&from_view=search&track=ais“>Bild von jannoon028</a> auf Freepik