Effizient im Team arbeiten – so funktioniert‘s!
Public Relations
Posted 20 Jul 2017
In einem Beruf wie unserem, in dem immer viel zu tun ist und eine Deadline die nächste jagt, sind Organisation und Teamarbeit sehr wichtig. In einem guten Team arbeiten mehrere Personen gemeinsam auf ein Ziel hin und unterstützen sich gegenseitig, dieses möglichst schnell und gut zu erreichen.
In unserem Team wird viel kommuniziert, wir stimmen uns ab, tauschen Informationen aus, bearbeiten Aufgaben gemeinsam, helfen einander und arbeiten eng zusammen. Wir teilen uns die Aufgaben auf und arbeiten einzeln sehr selbstständig, organisieren und besprechen jedoch die nächsten Schritte gemeinsam. Durch die Aufteilung der Aufgaben sind wir in der Lage, schnell und flexibel auf dringende Anfragen zu reagieren – klar bekommt hier mal der eine, mal der andere für den Moment mehr Arbeit, aber im Team achten wir darauf, direkt eine andere Aufgabe, die nun nicht sofort weiterbearbeitet wird, abzunehmen. Jedes Teammitglied erledigt die ihm übertragenen Aufgaben und versucht, den Erwartungen der anderen mindestens gerecht zu werden oder diese sogar zu übertreffen. ?
Die PR-Arbeit ist vielfältig und immer wieder kommen Aufgaben auf einen zu, die man noch nicht oder schon länger nicht mehr gemacht hat. In einem guten Team spielt das aber selten eine große Rolle, denn der Wissensaustausch geht schnell und unkompliziert vonstatten. Ein kurzes Gespräch, ein paar Tipps oder strukturierte Anweisungen und schon kann es weitergehen. In einem Team ist das Problemverständnis sehr groß – man stört nicht mit einer Frage, denn alle kennen die Ziele und Arbeitsmethoden und wissen, dass eine gezielte Frage und eine konkrete Antwort mehr Arbeit abnehmen als schaffen.
Welche Aufgaben stehen an und wer muss was machen? Bis wann muss es erledigt sein? Mit To-Do-Listen und Teamabsprachen sind diese Fragen schnell beantwortet. Dabei müssen es nicht immer fixe Termine sein, die oftmals für ein oder mehrere Teammitglieder den Tagesrhythmus unterbrechen oder einfach nur im Weg umgehen. Schnelle Absprachen über neu aufgekommene Aufgaben sind innerhalb weniger Minuten erledigt und auch die Aufteilung durch ein kurzes „Übernimmst du das?“, nachdem eine neue Aufgabe reinkommt, ist in einem gut funktionierenden Team kein Problem. Durch die strukturierte Aufgabenverteilung hat jedes Teammitglied ein gutes Gefühl für die Arbeitsauslastung der anderen und kann so schnell um Mithilfe bitten oder Aufgaben übertragen.
Eine klare Struktur macht unser Team erfolgreich: In unserem Team ist jeder ein direkter Ansprechpartner für einen Kunden und die Anderen sind „das Team“ – so hat derjenige, der das Team für den jeweiligen Kunden leitet, den besten Überblick und kann zu jeder Zeit ein weiteres Teammitglied mit in die Arbeit einbeziehen. In Calls mit unseren Kunden sind immer alle dabei und auch wichtige Informationen werden direkt ausgetauscht. So ist zu jedem Zeitpunkt für alle klar, welche Aufgaben anstehen, welche Ziele zu erfüllen sind und welche Erfolge gefeiert werden können. ?
Ein gutes Team basiert auf einer offenen Kommunikation miteinander, jeder sollte seine Ideen und seinen Input, aber auch Probleme offen aussprechen können. Konstruktives Feedback braucht jeder von uns, um sich weiterzuentwickeln. Proaktives positives Feedback motiviert ungemein und auch negatives Feedback kann – richtig übermittelt – die Arbeitsweise und Motivation positiv beeinflussen.
Zum gegenseitigen Respekt gehören auch Verhaltensgrundlagen wie Pünktlichkeit, das Einhalten von Deadlines (ohne ständige Aufforderungen) und eine gute und selbstständige Vorbereitung auf Meetings und Calls. Diese Grundlagen einer erfolgreichen Teamarbeit müssen auch von Individualisten akzeptiert werden, um die Arbeit in der Gruppe nicht zu stören.
Die viele Arbeit und die stressigen Phasen schweißen ein Team zusammen, aber auch das Feiern von Erfolgen gehört dazu! Man arbeitet lange auf bestimmte Ziele hin und wenn diese erfüllt sind, sind nicht nur lobende Worte wohltuend, sondern auch eine kleine Feier – sei es im Büro oder nach Feierabend. So kann man gemeinsam eine anstrengende Zeit Revue passieren lassen und Energie für das nächste Ziel sammeln.
– Dieser Beitrag wurde erstellt von Jasmin Rast, Account Director bei HBI
