Die Planung einer Veranstaltung bedarf genauer Vorbereitung. Aber egal wie gut das Eventmanagement läuft, ein Credo scheint sich leider stets zu bewahrheiten: „Irgendwas geht immer schief!“ Ein perfektes Event zu organisieren, auf dem alles glatt läuft und absolut nichts schief geht, ist geradezu utopisch. Nur zu gerne schleichen sich kleine Fehler oder Probleme ein, oft auch ohne eigenes Verschulden. Aber man kann lernen, mit Fehlern und Problemen umzugehen, damit aus jeder Veranstaltung ein Erfolg wird.

Eine gute Veranstaltung beginnt mit präziser Planung in Absprache mit dem Kunden. Danach folgt die professionelle Durchführung, bei der stets auch Unvorhersehbares einkalkuliert und flexibel reagiert werden muss. Bei der Durchführung kommt es oft auf die Details an. Ein kleiner Fehler mag vielleicht zunächst nicht auffallen, kann aber das Gesamtbild der Veranstaltung stören. Das wirkt sich schließlich auf den Erfolg der Veranstaltung und die Zufriedenheit des Kunden aus. Und der verlangt schließlich nicht weniger als Perfektion. Am besten sollte man mindestens eine Stunde vor Veranstaltungsbeginn vor Ort sein, um etwaige Fehler rechtzeitig zu erkennen und zu beheben. Dann sollte man am besten vor Ort mit dem Kunden und dem Servicepersonal den Ablauf der Veranstaltung noch einmal durchsprechen und sich alle Unterlagen und Materialien zeigen lassen. Sollte man Fehler entdecken oder Änderungswünsche haben, darf man diese auf keinen Fall für sich behalten. Kritische Anmerkungen bei scheinbar kleinen Problemen oder Hinweise auf kleine Fehler mögen von manchen vielleicht als Pedanterie ausgelegt werden, sind aber für den Erfolg der Veranstaltung enorm wichtig. Schließlich soll das Event ein Erfolg werden und ganz nach Kundenwunsch ablaufen. Und dabei spielen eben auch die kleinen Details eine wichtige Rolle. In diesem Zusammenhang sollte übrigens beachtet werden, Kritik immer konstruktiv zu üben, denn niemand wird gerne angemotzt – gut gelauntes Servicepersonal liefert auch guten Service. Location, Catering und Servicepersonal sind wichtige Partner im Eventmanagement. Eine gute Beziehung und gegenseitige Wertschätzung sind nur von Vorteil.

Häufig kommt es vor, dass Gäste trotz Zusage nicht zu der Veranstaltung auftauchen. Um dem schon von vornherein entgegenzuwirken, sollte nach der formellen Einladung und erfolgter Zusage unbedingt ein finales Follow Up stattfinden, um die Teilnehmer noch einmal an den Termin zu erinnern. Am besten erledigt man dies telefonisch, da bei Emails immer die Gefahr besteht, dass der Adressat die Mail nicht wahrnimmt. Am Telefon hat man zumindest die Chance, das Sekretariat über den bevorstehenden Termin zu informieren. Auch letzte Details und eventuell auftauchende Fragen können im telefonischen Follow Up geklärt werden. Trotz aller Sorgfalt ist aber immer mit Last-Minute-Absagen zu Rechnen. Einen gewissen Prozentsatz an No-Shows sollte man also stets einkalkulieren. Umso erstaunlicher – allerdings auch seltener – ist es, wenn plötzlich ein Gast mehr als geplant vor der Tür steht. Das ist natürlich zuallererst erfreulich, denn schließlich ist noch eine Person mehr der Einladung gefolgt und bekundet damit sein Interesse am Event und dem Veranstalter. Der Spontanbesuch verlangt aber auch nach einer gewissen Flexibilität. Natürlich muss der Überraschungsgast begrüßt und behandelt werden, wie auch die übrigen Gäste. Zudem müssen Küche und Servicepersonal unverzüglich informiert werden, dass ein Gedeck und Essen mehr serviert werden muss. In einer gut organisierten Location sollte das allerdings kein Problem darstellen. Wurden keine Namensschilder oder Unterlagen für den Spontangast angefertigt, sollte man entweder versuchen, dies schnell nachzuholen, oder man entschuldigt sich höflichst und bietet an, die Unterlagen per Email nachzusenden. Deswegen immer ein paar Exemplare mehr mitnehmen.

Apropos Unterlagen: Man sollte vor Veranstaltungsbeginn noch einmal sorgfältig alle Unterlagen, Namensschilder und Menükarten überprüfen, denn hier schleichen sich gerne Fehler ein. Fehldrucke, Rechtschreibfehler, ein falsch geschriebener Name oder das falsche Logo machen sich nicht gut auf offiziellen Dokumenten. Auch hier ist schnelles Reagieren angesagt! Falls möglich sollte man das Servicepersonal um Korrektur und einen erneuten Druck bitten. Ist dies nicht möglich, etwa weil gerade kein Drucker verfügbar ist, muss man abwägen: Was ist schlimmer? Die Fehldrucke auszugeben oder auf die Unterlagen verzichten und sie den Teilnehmern evtl. nach der Veranstaltung per Email nachsenden?

Worauf man auch gefasst sein sollte sind spontane Änderungen. Nach wochenlanger Planung entscheiden sich die Veranstalter am Tag des Events spontan doch noch einmal um. So soll die Veranstaltung beispielsweise in einen anderen Raum verlegt werden. In einem solchen Fall sollte man versuchen, den Kundenwünschen nachzukommen und in der Location nach einem anderen Raum fragen. Anders gestaltet es sich, wenn die Änderung von Seiten der Location oder des Caterings kommt. Wenn ein Raum doch nicht wie geplant zur Verfügung steht oder das Menü ohne Absprache geändert wurde, empfiehlt es sich, auf sofortige Änderung oder, falls dies nicht möglich ist, auf einen Preisnachlass zu bestehen.

Für viele Teilnehmer ist das Highlight der Veranstaltung nicht etwa ein Vortrag oder das Networking, sondern das Essen. Egal ob als kleine Stärkung zwischendurch oder als krönender Abschluss der Veranstaltung, das Essen bleibt den Teilnehmern noch lange im Gedächtnis – länger vielleicht als manche Information. Deshalb sollte beim Essen jeder zufriedengestellt werden. Fragen Sie schon während des Einladungsprozesses oder spätestens im finalen Follow Up nach besonderen Ernährungsgewohnheiten, also ob es Vegetarier, Veganer oder Personen mit Allergien und Unverträglichkeiten unter den Teilnehmern gibt. Wird dies nicht abgefragt, kann im besten Fall einer der Teilnehmer das Essen nicht genießen, schlimmstenfalls muss der Arzt gerufen werden. Auch das Timing sollte vorher festgelegt werden: wann und in welchen Intervallen sollen die Gänge serviert werden? Am besten ist man aber auch hier flexibel. Wenn ein Vortrag mal etwas länger dauert, kann sich auch das Servieren der Speisen nach hinten verschieben. Ist eine solche Verschiebung des Zeitplans absehbar, sollte auf jeden Fall die Küche informiert werden, dass es noch ein paar Minuten länger dauert, bis das Essen aufgetragen werden kann. Sollte sich ein Gast verspäten und das Essen droht deshalb kalt zu werden, liegt es am Gastgeber, das Zeichen zum Start zu geben.

Nach der – hoffentlich erfolgreich – abgeschlossenen Veranstaltung sollte unbedingt eine Feedbackrunde mit dem Kunden und im besten Fall zusätzlich mit einem Vertreter des Servicepersonals abgehalten werden. Im Feedbackgespräch sollte ein Resümee gezogen werden: Was ist gut gelaufen, was weniger gut und wie können die aufgetretenen Probleme beim nächsten Mal vermieden werden? Zudem ist die Anfertigung eines offiziellen Debriefings ratsam. Dieses Dokument gibt einen Überblick über die Veranstaltung, ihre Teilnehmer und Ergebnisse. Zusätzlich kann es auch ein Protokoll der Vorträge und Diskussionen enthalten. Damit ist man bestens gerüstet, um aus seinen Fehlern zu lernen und bei der nächsten Veranstaltung auf alle Eventualitäten vorbereitet zu sein.#

Nützliche Tipps für das nächste perfekte Event

https://www.hbi.de/2018/06/29/events/