How to Messe – Die Kunst der Kommunikation auf Messen
Marketing
Posted 05 Jun 2023
In der heutigen vernetzten Welt, in der die digitale Kommunikation die Geschäftswelt beherrscht, können physische Veranstaltungen oft übersehen oder als veraltet betrachtet werden. Doch trotz des zunehmenden digitalen Wandels behalten Messen nach wie vor eine wichtige Rolle im Marketing- und PR-Bereich bei. Messen sind seit langem eine bedeutende Plattform für Unternehmen, um ihre Produkte und Dienstleistungen einem breiten Publikum vorzustellen, neue Geschäftskontakte zu knüpfen und potenzielle Kunden zu gewinnen. Doch in einer zunehmend wettbewerbsintensiven Geschäftswelt, wird es zunehmend schwierig auf Messen hervorzustechen und die gewünschte Aufmerksamkeit zu erlangen.
Genau hier kommen erfahrene Beratende ins Spiel, die Unternehmenskunden dabei unterstützen, das volle Potenzial des Messeauftritts auszuschöpfen. Die Aufgaben eines PR-Beratenden haben sich in den letzten Jahren stetig gewandelt und sich an die Bedürfnisse und Trends der heutigen Zeit angepasst. So wurde es auch zu einer tiefgreifenden Aufgabe, Kundinnen und Kunden auf anstehende Messen vorzubereiten, zu begleiten und zu unterstützen. Indes stellt sich die Frage: Doch was gehört zu den Aufgabenbereichen eines PR-Beratenden in Bezug auf die Messearbeit?
Die Vorarbeit in Bezug auf eine anstehende Messe ist das A und O. Umso besser diese im Vorhinein geplant, strukturiert und organisiert wird, desto leichter fallen die darauffolgenden Schritte. Zunächst sollte sich jeder PR-Beratende so viele Informationen beschaffen, wie möglich. Warum ist der Kunde auf der Messe und was will das Unternehmen erreichen? Was stellt der Kunde auf der Messe aus? Welche Message wollen sie mit den Produkten oder Dienstleistungen vermitteln? Welche Themen stehen im Fokus und wie ist der Stand aufgebaut?
Zudem sollte sich grundsätzlich darüber informiert werden, was einen erwartet, in Bezug auf den Kunden, die Messe, die anderen Ausstellungen und mehr. Nur so kann die Messe optimal geplant werden, dem Kunden ideal geholfen werden und es kommt zu keinen unerfreulichen Überraschungen. Anschließend, bevor die Einladungen an, passende Publikationen und Redaktionen versendet werden, sollte man sich bewusst sein, was der Kunde zu bieten hat. Wenn die Einladungen verschickt wurden, beginnt das Follow-up und die Zusagen werden telefonisch und per Mail eingeholt, damit so viele Interessenten wie möglich gefunden werden, die vor Ort sein und den Stand besuchen werden.
Auf der Messe selbst sind die PR-Beratenden präsent und halten die Augen nach bekannten Gesichtern offen, um möglicherweise weitere Gespräche vereinbaren zu können. Sie machen sich mit den Mitarbeitenden sowie Ansprechpersonen des Unternehmenskunden vor Ort vertraut. Außerdem fällt es in den Tätigkeitsbereich der PR-Beratenden, die Kundinnen und Kunden zu briefen und auf die anstehenden Gespräche vorzubereiten. Dabei werden die Kunden darüber informiert, was diese erwartet und welche Themenschwerpunkte die Gespräche leiten könnten. Zudem werden die Ansprechpersonen des Unternehmens instruiert, wie diese bestmöglich auf schwierige Fragen reagieren und welche Themen typisch für die jeweiligen Redakteure sind. Sollten unangenehme Fragen gestellt werden, kann der PR-Beratende eingreifen und das Gespräch in eine sinnvolle Richtung lenken. Die Vorarbeit ist daher so bedeutsam, da die PR-Beratenden vor Ort keine weiteren werblichen Maßnahmen betreiben. Am Ende eines Messetags werden die Ergebnisse gemeinsam mit dem Kunden evaluiert, sowie die weiteren Schritte beziehungsweise die Planung des darauffolgenden Tages besprochen. Zudem erstellen die PR-Beratenden täglich eine Zusammenfassung der einzelnen Gespräche sowie Publikationsmöglichkeiten.
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Nach der aufregenden und abwechslungsreichen Zeit vor Ort, gibt es für PR-Beratende auch nach der Messe noch einige Aufgaben zu erledigen, darunter fallen das Zusammenfassen der einzelnen Messetage und Interviews, sowie die Evaluation der Messe mit dem Kunden. Dabei wird besprochen, welche Ziele erreicht werden konnten und entsprechend Feedback gegeben.
Außerdem werden gegebenenfalls Termine für Interviews vereinbart, die vor Ort nicht stattfinden konnten. Dies geschieht meistens online, wobei die PR-Beratenden den Unternehmenskunden zur Seite stehen. Zudem werden Materialien an die Publikationen gesendet und eventuell auftretende Fragen beantwortet. Die Aktivität und das Follow-up nach der Messe sind wichtig, um die erzielten Ergebnisse zu maximieren. Somit ist die Nacharbeit mindestens genauso wichtig wie die Tätigkeit auf der Messe.
Insgesamt kann die Zusammenarbeit mit einem PR-Beratenden bei der Messearbeit dem Unternehmen einen wertvollen Wettbewerbsvorteil verschaffen. Jedoch sind damit einige Aufgaben verbunden. Grundsätzlich ist ein Messebesuch jedoch auch für den PR-Beratenden von Vorteil, da diese in einen persönlichen Kontakt mit dem Kunden treten und auch die Kundinnen und Kunden besser kennenlernen. Zudem werden einem die Produkte nähergebracht, von denen beispielsweise anschließend in einer der nächsten Pressemitteilungen gesprochen wird. Dadurch kann ein viel persönlicherer Bezug zu den Kundinnen und Kunden hergestellt werden, was sich wiederum positiv auf die darauffolgende Arbeit auswirkt. Vor allem nach Corona kann durch solche Messebesuche die Geschäftsbeziehung wieder gestärkt werden. Daher sind Messebesuche für beide Seiten lohnend und jedes Unternehmen sollte diese Möglichkeit in Betracht ziehen.
Zusammengefasst lässt sich also sagen, dass die Vorarbeit für eine Messe bedeutsam für den Erfolg ist, und PR-Beratende in diesem Zusammenhang eine große Leistung erbringen. Auf der Messe selbst sind sie eine wichtige Unterstützung. Die Beratenden begleiten ihre Kundinnen und Kunden also nicht nur vor Ort, sondern organisieren und strukturieren deren Zeit auf der Messe, damit diese so angenehm wie möglich wird. Mit ihrer Expertise bieten sie den Kundinnen und Kunden Professionalität und maximieren den Erfolg.
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Communication Advisor bei HBI Helga Bailey GmbH – International PR & MarCom
Annika Müller unterstützt seit 2022 die HBI in den Bereichen der PR- und Marketing-Arbeit.
Als Communication Advisor ist sie unter anderem für die Erstellung von fachbezogenen Beiträgen & die Konzeptionierung von Social-Media-Postings zuständig.
Zudem ist Annika an der direkten Kundenbetreuung beteiligt.
