Wie die interne Kommunikation in Unternehmen verbessert wird und warum sie so wichtig ist
Marketing
Posted 05 Mai 2020
Interne Kommunikation in Unternehmen ist eine Wissenschaft für sich. Das Prinzip scheint einfach: Im Großen und Ganzen arbeitet eine Gruppe von Personen darauf hin, ein oder mehrere Ziele im Unternehmen zu erreichen. Zwischen dem Sprint und dem Ziel liegen jedoch oftmals Hürden, die das Erreichen der Ziellinie erschweren. Oft scheitert es schlicht an Fehlern in der Kommunikation. Durch Übermittlungsfehler, sei es technisch oder menschlich, gehen Informationen verloren, werden missinterpretiert oder falsch umgesetzt.
Wer sich bisher noch wenig mit dem Thema auseinandergesetzt hat, merkt das sicherlich in der aktuellen Situation mit dem Virus COVID-19. Dieses stellt Unternehmen und die interne Kommunikation vor große Herausforderungen. Durch die fehlende persönliche Abstimmung im Büro verlängern sich die Kommunikationsketten und werden anfälliger für Missinterpretationen. Gerade jetzt ist ein guter Ansatz in der internen Kommunikation entscheidend.
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Als Kommunikationsexperten stellen wir gerne einige Ansätze vor, die die Kommunikation in Unternehmen verbessern und erläutern, warum diese so wichtig ist.
Menschliche Kommunikation lässt sich am schnellsten und einfachsten anhand des Vier-Ohren-Modells erklären. Das Modell geht davon aus, dass das Senden und Empfangen von Nachrichten immer auf vier Ebenen erfolgt. Die Person, welche kommuniziert, macht dies auf vier Ebenen: Sachinhalt, Beziehung, Selbstoffenbarung und Apell. Derjenige der die Nachricht empfängt, macht dies ebenfalls auf diesen vier Ebenen. Da die Ebenen jedoch individuell variieren, kann die Absicht der gesendeten Nachricht anders aufgefasst werden. Wie eine Radioantenne mit schlechtem Empfang.
Um einen guten Ablauf der internen Kommunikation zu gewährleisten, sollten Unternehmen Aufgaben und Ziele definieren. Auf dieser Basis werden Maßnahmen erarbeitet, wie diese Ziele am effektivsten erreicht werden.
Grundsätzliche Aufgabe der internen Kommunikation ist es, den reibungslosen Informationsfluss zu gewährleisten. Sei es auf technischer Ebene – beispielsweise mit dem Aufbau eines Intranets – oder zwischenmenschlich. Kommunikationswege zu verkürzen liegt auch im Interesse jedes Unternehmens. Durch erfolgreiche Kommunikation sind Unternehmen reaktionsfähiger wodurch sie letztendlich auch schneller Kundenanliegen lösen.
Individuell werden auch Ziele festgelegt, welche durch die Verbesserung interner Kommunikation erreicht werden sollen. Konkrete Ziele der internen Kommunikation können Maßnahmen zur Entschärfung bereits entstandener Konflikte von Mitarbeitern sein bzw. die Vorbeugung dieser.
Erfolgreiche interne Kommunikation verfolgt auch das Ziel durch offene Ansprachen Transparenz im Unternehmen zu gewährleisten. Werden mögliche Unsicherheiten direkt aufgegriffen und entschärft, führt dies zu weniger Unsicherheiten bei den Mitarbeitern.
Außerdem hat interne Kommunikation zum Ziel neue Ideen zu fördern. Eine erfolgreiche Kommunikation gibt Mitarbeitern ein gewisses Zugehörigkeitsgefühl. Besonders kreative Ideen und neue Lösungsansätze lassen sich dadurch kommunizieren und alle Mitarbeiter können einbezogen werden.
Um die interne Kommunikation zu verbessern, stehen je nach Größe des Unternehmens, Budget und gesetzter Ziele, zahlreiche Maßnahmen und Kommunikationskanäle zur Verfügung. Ein erfolgreicher Ansatz ist immer eine Mischung zwischen lang- und kurzfristigen Maßnahmen.
Für große Unternehmen sind Mitarbeiterzeitschriften ein gutes Instrument, im kleineren Rahmen auch ein eigenes Intranet oder das klassisch aufgestellte Schwarze Brett im Büro. Egal welche Maßnahmen für das Unternehmen am sinnvollsten sind, das Ziel ist dasselbe: Mitarbeiter in erster Linie zu informieren. Um transparent zu bleiben und ein Gemeinschaftsgefühl zu wecken, können Intranet, Chats & Co. genutzt werden. Vor allem das Intranet eignet sich auch für offizielle Worte der Geschäftsleitung, Neuigkeiten aus einzelnen Abteilungen oder als Wissensdatenbank mit nützlichen Hinweisen zu unterschiedlichsten Themen.
Bei Schulungen, Fortbildungen und Deeskalationstrainings werden Mitarbeitern Werte und Kompetenzen mit auf den Weg gegeben, die dem Unternehmen wichtig sind.
Falls es vorkommt, dass sich Mitarbeiter untereinander streiten und ein gemeinsames Zusammenarbeiten nicht mehr möglich ist, kann ein Deeskalationstraining sinnvoll sein.
Wenn eines der Ziele der internen Kommunikation ist, die Kommunikationsketten zu verkürzen, sind Tools wie Chatfunktionen und regelmäßige Feedback-Umfragen ein geeignetes Mittel. Chats sind in vielen Unternehmen bereits fester Bestandteil der internen Kommunikation, da die formale Etikette geringer ist als bei herkömmlichen E-Mails. Kleinere Sachverhalte können hier schneller abgewickelt werden, was im Gesamtprozess Zeit spart. Auch anonymisierte Feedback-Umfragen sind ein Mittel, um auf regelmäßiger Basis die Mitarbeiterzufriedenheit zu prüfen und ggf. schnell Anpassungen in Systemen vorzunehmen, wenn diese sich als notwendig herausstellen.
Deg, R. Basiswissen Public Relations – Professionelle Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, 6. Auflage 2017, Rosdorf.
Ganz aktuell hat das Virus COVID-19 viele Unternehmen ins Home-Office gedrängt. Darunter kann die interne Kommunikation leiden, da gewohnte Umgänge mit Kollegen oder kurze mündliche Absprachen wegfallen. Auch in diesem Fall kann die Geschäftsleitung Maßnahmen ergreifen, um die Kommunikation zu fördern und aufrechtzuerhalten.
Sogenannte Virtual Coffee Meetings können Ansporn sein, sich auch außerhalb des Mailverkehrs mit den Kollegen zu unterhalten. Dabei steht der ungezwungene Austausch im Vordergrund. Ähnlich wie in der Kaffeeküche, können sich Mitarbeiter in einem Videochat-Fenster anmelden und sich unterhalten. Als Gegenstück sollen in Zeiten von Corona in regelmäßigen Zeitabständen Update Calls gewährleistet werden. Diese Videokonferenzen werden üblicherweise von der Geschäftsleitung geführt. Diese informiert über aktuelle Sachverhalte, Entwicklungen und allgemeine Neuigkeiten im Unternehmen.
Welche Mittel im Rahmen der internen Kommunikation sinnvoll sind, hängt vom Unternehmen ab. Entscheidend ist, dass Sachverhalte offen kommuniziert werden, um ein gutes Betriebsklima aufrechtzuerhalten und die interne Kommunikation zu gewährleisten. Auch unschöne und kritische Informationen zählen dazu. Hilfsmittel wie Chats, Intranet-Nutzung oder Meetings sind zusätzliche Möglichkeiten, Kommunikationswege zu verkürzen oder zu vereinfachen.
Mitarbeiter tragen zum Image und öffentlichen Ansehen des Unternehmens bei, weshalb ein reibungsloser Ablauf im Sinne jeder Firma stehen sollte.
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Melanie Kehl
Marketing Assistant bei HBI Helga Bailey GmbH – International PR & MarCom
Seit 2017 betreut Melanie Kehl das interne Marketinggeschehen der HBI. Als Marketing Assistant im Bereich Online Marketing, ist sie unter anderem für das Umsetzen von SEA und SEO Kampagnen, dem Aufbau von Landing Pages und dem Aufsetzen von Beiträgen zuständig.
